Η αξιολόγηση δεν είναι απλώς μια ετήσια βαθμολογία

Η αξιολόγηση εργαζομένων αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία διοίκησης και ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού. Όταν εφαρμόζεται σωστά, βοηθά μια επιχείρηση να κατανοήσει όχι μόνο πόσο καλά αποδίδει κάθε εργαζόμενος, αλλά και σε ποιον βαθμό οι δεξιότητες, τα κίνητρα και τα χαρακτηριστικά του ταιριάζουν με τον ρόλο που έχει αναλάβει.

Στην πράξη, όμως, πολλές επιχειρήσεις αξιολογούν το προσωπικό τους αποσπασματικά. Η διαδικασία μπορεί να βασίζεται στη γενική εντύπωση του προϊσταμένου, σε μεμονωμένα περιστατικά ή αποκλειστικά σε αριθμητικούς στόχους. Το αποτέλεσμα είναι η αξιολόγηση να θεωρείται περισσότερο διαδικασία ελέγχου και λιγότερο ευκαιρία ανάπτυξης.

Η σύγχρονη προσέγγιση αντιμετωπίζει τη διαχείριση της απόδοσης ως μια συνεχή διαδικασία, η οποία περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων, την παρακολούθηση της προόδου, την καθοδήγηση, την ανατροφοδότηση και την τελική αποτίμηση. Δεν περιορίζεται, επομένως, σε μια ετήσια συνάντηση μεταξύ εργαζομένου και διοίκησης.

Τι είναι η αξιολόγηση εργαζομένων;

Η αξιολόγηση εργαζομένων είναι μια οργανωμένη διαδικασία συλλογής και ανάλυσης πληροφοριών σχετικά με:

• την επίτευξη στόχων
• την ποιότητα και την ποσότητα της εργασίας
• τις επαγγελματικές δεξιότητες
• τη συνεργασία με την ομάδα
• τη συνέπεια και την υπευθυνότητα
• την προσαρμοστικότητα
• τα κίνητρα
• τις ανάγκες εκπαίδευσης
• τη συμβατότητα εργαζομένου και επαγγελματικού ρόλου

Σκοπός της δεν πρέπει να είναι απλώς η κατάταξη των εργαζομένων σε «καλούς» και «ανεπαρκείς». Μια σωστά σχεδιασμένη αξιολόγηση απαντά σε πιο ουσιαστικά ερωτήματα:

Σκοπός της δεν πρέπει να είναι απλώς η κατάταξη των εργαζομένων σε «καλούς» και «ανεπαρκείς». Μια σωστά σχεδιασμένη αξιολόγηση απαντά σε πιο ουσιαστικά ερωτήματα:

Τι κάνει καλά ο εργαζόμενος;

Σε ποια σημεία χρειάζεται υποστήριξη;

Είναι ξεκάθαρες οι αρμοδιότητες και οι στόχοι του;

Ταιριάζει ο συγκεκριμένος ρόλος στις ικανότητες και στα κίνητρά του;

Μπορεί να αναλάβει περισσότερες ευθύνες;

Χρειάζεται εκπαίδευση, coaching ή διαφορετική κατανομή καθηκόντων;

Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν την επιχείρηση να λαμβάνει πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με την ανάπτυξη, την εκπαίδευση, τις προαγωγές, τις εσωτερικές μετακινήσεις και την κατανομή των ρόλων.

Γιατί είναι σημαντική η αξιολόγηση προσωπικού;

Ένας εργαζόμενος μπορεί να διαθέτει σημαντικές ικανότητες, αλλά να μην αποδίδει στον βαθμό που αναμένεται. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι δεν είναι κατάλληλος για την επιχείρηση.

Η περιορισμένη απόδοση μπορεί να οφείλεται σε:

• ασαφείς αρμοδιότητες
• μη ρεαλιστικούς στόχους
• ελλιπή εκπαίδευση
• ανεπαρκή καθοδήγηση
• περιορισμένη ανατροφοδότηση
• λανθασμένη τοποθέτηση σε ρόλο
• ανεπαρκή συνεργασία μεταξύ τμημάτων
• έλλειψη κινήτρων ή προοπτικής εξέλιξης

Επομένως, η αξιολόγηση δεν πρέπει να εξετάζει μόνο τον εργαζόμενο. Πρέπει να εξετάζει ταυτόχρονα τον ρόλο, τις συνθήκες εργασίας, τις απαιτήσεις της θέσης και την υποστήριξη που παρέχει η επιχείρηση.

Βασικές μέθοδοι αξιολόγησης εργαζομένων

Δεν υπάρχει μία μέθοδος που να είναι κατάλληλη για κάθε επιχείρηση και κάθε θέση. Η επιλογή εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης, τη φύση της εργασίας, τη δομή της ομάδας και τον σκοπό της αξιολόγησης.

Ποια κριτήρια πρέπει να χρησιμοποιούνται;

Τα κριτήρια αξιολόγησης πρέπει να συνδέονται άμεσα με την περιγραφή της θέσης και τις πραγματικές απαιτήσεις της εργασίας.

Πρακτικό παράδειγμα αξιολόγησης υπαλλήλου πωλήσεων

Μια μικρή επιχείρηση αξιολογεί έναν υπάλληλο πωλήσεων με τα ακόλουθα κριτήρια:

Η αξιολόγηση δείχνει ότι ο εργαζόμενος έχει ισχυρή επικοινωνία και πολύ καλή σχέση με τους πελάτες, αλλά χρειάζεται βελτίωση στην τήρηση των εσωτερικών διαδικασιών.

Το κατάλληλο πλάνο ανάπτυξης δεν είναι μια γενική παρατήρηση του τύπου «πρέπει να είσαι πιο οργανωμένος». Μπορεί να περιλαμβάνει:

• εκπαίδευση στη χρήση του συστήματος καταγραφής πελατών
• εβδομαδιαίο έλεγχο ενημέρωσης των στοιχείων
• σαφή πρότυπα καταχώρισης
• επανεξέταση της προόδου σε 60 ημέρες

Πρακτικό παράδειγμα εργαζομένου σε λάθος ρόλο

Ένας εργαζόμενος σε θέση εξυπηρέτησης πελατών εμφανίζει χαμηλή απόδοση στις τηλεφωνικές επικοινωνίες, αλλά πολύ υψηλή ακρίβεια στην επεξεργασία δεδομένων, στην οργάνωση εγγράφων και στον εντοπισμό λαθών.

Μια επιφανειακή αξιολόγηση μπορεί να οδηγήσει στο συμπέρασμα ότι ο εργαζόμενος δεν αποδίδει.

Μια πολυπαραγοντική αξιολόγηση μπορεί, όμως, να δείξει ότι:

• διαθέτει αναλυτική σκέψη
• προτιμά εργασία με σαφείς διαδικασίες
• αποδίδει καλύτερα σε καθήκοντα που απαιτούν συγκέντρωση
• δεν κινητοποιείται από τη συνεχή κοινωνική αλληλεπίδραση

Σε αυτή την περίπτωση, μια μετακίνηση σε ρόλο διοικητικής υποστήριξης ή διαχείρισης δεδομένων μπορεί να αποδειχθεί αποτελεσματικότερη από μια αυστηρή προειδοποίηση ή απόλυση.

Συχνά λάθη στην αξιολόγηση εργαζομένων

Πώς οργανώνεται μια αποτελεσματική αξιολόγηση;

Μια πρακτική διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής στάδια:

• Ανάλυση της θέσης και των βασικών αρμοδιοτήτων
• Καθορισμό συγκεκριμένων κριτηρίων
• Επιλογή κατάλληλων πηγών δεδομένων
• Αυτοαξιολόγηση του εργαζομένου
• Αξιολόγηση από τον προϊστάμενο
• Συζήτηση των αποτελεσμάτων
• Καταγραφή δυνατών σημείων και περιοχών ανάπτυξης
• Δημιουργία συγκεκριμένου πλάνου δράσης
• Παρακολούθηση της προόδου
• Επαναξιολόγηση σε συμφωνημένο χρονικό διάστημα

Η συζήτηση πρέπει να βασίζεται σε στοιχεία, να περιλαμβάνει συγκεκριμένα παραδείγματα και να οδηγεί σε ένα εφαρμόσιμο πλάνο ανάπτυξης. Η αποφυγή δυσάρεστων εκπλήξεων, η ειλικρινής αλλά συγκεκριμένη ανατροφοδότηση και η συστηματική παρακολούθηση αποτελούν βασικές προϋποθέσεις μιας αποτελεσματικής διαδικασίας.

Αξιολόγηση εργαζομένων στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις

Μια μικρομεσαία επιχείρηση δεν χρειάζεται απαραίτητα ένα πολύπλοκο ή δαπανηρό σύστημα HR. Χρειάζεται, όμως, μια σαφή και αντικειμενική διαδικασία που να είναι προσαρμοσμένη στο μέγεθος, στους ρόλους και στις πραγματικές της ανάγκες.

Η εφαρμογή μπορεί να ξεκινήσει πιλοτικά με:

• έναν εργαζόμενο
• μια κρίσιμη θέση
• ένα μικρό τμήμα
• μια ομάδα έως πέντε ατόμων

Η υπηρεσία Αξιολόγησης και Αξιοποίησης Προσωπικού του CounselShop μπορεί να περιλαμβάνει ανάλυση θέσης, αξιολόγηση δεξιοτήτων και κινήτρων, διερεύνηση της συμβατότητας εργαζομένου και ρόλου, ατομική αναφορά και συνεδρία ανατροφοδότησης.

Με αυτόν τον τρόπο, η διοίκηση δεν λαμβάνει απλώς μια βαθμολογία. Αποκτά μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα για το ανθρώπινο δυναμικό της και ένα πρακτικό πλαίσιο για τις επόμενες αποφάσεις.

Συμπέρασμα

Η αξιολόγηση εργαζομένων δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως μια τυπική διαδικασία ελέγχου ή ως εργαλείο επιβολής κυρώσεων. Η πραγματική της αξία βρίσκεται στη σύνδεση της απόδοσης με την ανάπτυξη, την κατάλληλη κατανομή ρόλων και τους στόχους της επιχείρησης.

Μια αξιόπιστη διαδικασία συνδυάζει ποσοτικά αποτελέσματα, ποιοτικά στοιχεία, συγκεκριμένες συμπεριφορές, αυτοαξιολόγηση, ανατροφοδότηση και ανάλυση της θέσης. Κυρίως, όμως, καταλήγει σε συγκεκριμένες ενέργειες.

Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς, λαμβάνουν τακτική ανατροφοδότηση και τοποθετούνται σε ρόλους που αξιοποιούν τις δυνατότητές τους, η αξιολόγηση παύει να προκαλεί φόβο. Μετατρέπεται σε εργαλείο βελτίωσης της απόδοσης, ανάπτυξης του ανθρώπινου δυναμικού και ενίσχυσης της επιχείρησης.